Privacybeleid

EquiManage ("wij", "ons", "onze") hecht veel belang aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. Dit privacybeleid legt uit welke gegevens we verzamelen wanneer je gebruik maakt van ons platform (website en mobiele app), waarom we die verwerken, hoe lang we ze bewaren en welke rechten jij hebt als betrokkene.

EquiManage is een beheersplatform voor maneges en stalhouders. Via het platform kunnen stalbeheerders en stalhouders hun leden, paarden, stallen, rijpistes, lessen en facturatie centraliseren beheren. Leden kunnen via dezelfde omgeving hun planning raadplegen, lessen boeken en mededelingen ontvangen.

Dit beleid is van toepassing op alle gebruikers: stalbeheerders/eigenaars, instructeurs en leden (ruiters/pensionhouders).

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming / GDPR) is:

Voor vragen over dit privacybeleid of jouw rechten kan je ons steeds contacteren via bovenstaand e-mailadres.

2. Welke persoonsgegevens verwerken we?

2.1 Accountgegevens

• Voornaam en achternaam
• E-mailadres
• Wachtwoord (enkel opgeslagen als gehashte waarde – nooit in leesbare tekst)
• Profielfoto (optioneel)
• Telefoonnummer (optioneel)

2.2 Manege- en bedrijfsgegevens (eigenaars/beheerders)

• Naam van de manege of stalhouderij
• Adres en contactgegevens
• BTW-nummer en facturatiegegevens
• Bankgegevens voor abonnementsbetalingen

2.3 Paarden- en stallinggegevens

• Naam, ras, geboortedatum en beschrijving van paarden
• Stallingtype en bijbehorende prijsinformatie
• Koppeling tussen paard, eigenaar en manege

2.4 Plannings- en lesgegevens

• Reservaties van rijpistes en stallen
• Lesmomenten en aanwezigheidsregistraties
• Inschrijvingen voor lessen en activiteiten

2.5 Facturatiegegevens

• Factuurgegevens (naam, adres, BTW-nummer van lid of eigenaar)
• Betalingsstatus en transactiegeschiedenis
• Abonnementsgegevens

2.6 Technische gegevens

• IP-adres
• Apparaattype, besturingssysteem en browserversie
• Inlogmomenten en sessieduur
• Fout- en prestatielogboeken (voor debugging)

3. Rechtsgronden voor verwerking

We verwerken jouw persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden (art. 6 AVG):

• Uitvoering van een overeenkomst (art. 6.1.b): het aanmaken van een account en het leveren van de dienst (planning, lesbeheer, facturatie).
• Wettelijke verplichting (art. 6.1.c): bewaring van facturen en boekhoudkundige documenten conform de Belgische boekhoudwetgeving (7 jaar).
• Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f): beveiliging van het platform, fraudepreventie en verbetering van onze diensten op basis van geanonimiseerde statistieken.
• Toestemming (art. 6.1.a): voor het verzenden van optionele communicaties zoals nieuwsbrieven of promotionele berichten.

4. Doeleinden van verwerking

• Aanmaken en beheren van gebruikersaccounts
• Leveren van de kernfunctionaliteiten van het platform (planning, paardenbeheer, lessen, facturatie, mededelingen)
• Verwerken van abonnements- en lidmaatschapsbetalingen
• Versturen van transactionele e-mails (bevestigingen, uitnodigingen, wachtwoordherstel)
• Technische ondersteuning en probleemoplossing
• Beveiliging, detectie van misbruik en fraudepreventie
• Voldoen aan wettelijke verplichtingen (boekhoudwetgeving, fiscale bewaarplichten)
• Verbetering van het platform op basis van geanonimiseerde gebruiksgegevens

5. Delen met derden

Wij verkopen jouw persoonsgegevens nooit aan derden. We maken wel gebruik van zorgvuldig geselecteerde verwerkers die namens ons handelen en gebonden zijn aan verwerkersovereenkomsten:

• Hosting & infrastructuur: opslag en verwerking van platformdata op beveiligde servers
• E-mailprovider: voor transactionele e-mails (verificatie, uitnodigingen, meldingen)
• Betalingsverwerker: voor abonnementsbetalingen – betaalgegevens worden nooit door ons rechtstreeks opgeslagen
• Fout- en prestatieregistratie: tools voor technische monitoring en bugtracking

Alle verwerkers zijn contractueel verplicht om persoonsgegevens uitsluitend te verwerken in opdracht van EquiManage en conform de AVG. We delen geen gegevens met advertentienetwerken of databrokers.

Stalbeheerders (maneges, opfokkers en sportstallingen) die gebruik maken van EquiManage zijn zelf verwerkingsverantwoordelijke voor de ledengegevens die zij invoeren. EquiManage treedt in die verhouding op als verwerker.

6. Bewaartermijnen

• Accountgegevens: zolang je account actief is. Na verwijdering worden gegevens binnen 30 dagen gewist, tenzij een wettelijke bewaarplicht van toepassing is.
• Factuur- en boekhoudgegevens: 7 jaar conform de Belgische boekhoudwetgeving.
• Technische logboeken: maximaal 90 dagen, uitsluitend voor beveiligings- en debugdoeleinden.
• Back-ups: back-ups worden na maximaal 30 dagen na verwijdering van een account gewist.

7. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beschermen:

• Alle communicatie verloopt via versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS)
• Wachtwoorden worden gehashed opgeslagen met een veilig algoritme (bcrypt)
• Toegang tot productieomgevingen is beperkt tot geautoriseerde medewerkers
• Regelmatige beveiligingsaudits en updates
• Authenticatietokens met beperkte geldigheid

Ondanks deze maatregelen kan geen enkel systeem 100% garantie bieden. Bij een datalek dat risico's inhoudt voor jouw rechten, zullen we dit melden aan de bevoegde toezichthouder en, indien vereist, aan de betrokkenen.

8. Jouw rechten onder de AVG (GDPR)

Als betrokkene heb je de volgende rechten:

• Recht op inzage (art. 15): je kunt opvragen welke persoonsgegevens we van jou verwerken.
• Recht op rectificatie (art. 16): je kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
• Recht op verwijdering (art. 17): je kunt vragen om verwijdering van jouw gegevens, tenzij wettelijke bewaarplichten van toepassing zijn.
• Recht op beperking van de verwerking (art. 18): je kunt in bepaalde gevallen vragen de verwerking tijdelijk te beperken.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid (art. 20): je kunt een kopie van jouw gegevens opvragen in een gestructureerd, machineleesbaar formaat.
• Recht van bezwaar (art. 21): je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Recht op intrekking van toestemming: waar verwerking gebaseerd is op toestemming, kun je die te allen tijde intrekken, zonder dat dit de rechtmatigheid van eerder verwerking aantast.

Om een van deze rechten uit te oefenen, stuur je een e-mail naar info@equimanage.eu. We reageren binnen 30 dagen.

Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthouder. In België is dit de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).

9. Cookies, lokale opslag en diensten van derden

EquiManage maakt gebruik van cookies en lokale browseropslag voor de werking van het platform:

• Sessie- en beveiligingscookies: noodzakelijk om je aangemeld te houden en om formulieren te beschermen tegen misbruik (CSRF).
• Voorkeuren (lokale opslag): je thema- en taalvoorkeur, de actieve manege en weergave-instellingen van lijsten. Deze gegevens verlaten je browser niet.
• Authenticatietoken: voor veilig en automatisch aanmelden (optioneel).

Al deze opslag is strikt noodzakelijk voor de werking van het platform of dient enkel om je eigen voorkeuren te bewaren. Hiervoor is geen afzonderlijke toestemming vereist en we tonen daarom geen cookiebanner.

Daarnaast gebruiken we twee diensten van derden die geen cookies plaatsen en niets in je browser opslaan:

• Bezoekersstatistieken (Vercel Analytics): meet geanonimiseerd het aantal bezoeken en bekeken pagina’s. Er wordt geen cookie geplaatst en je wordt niet over andere websites heen gevolgd. Je IP-adres wordt bij verwerking gehasht en niet als zodanig bewaard.
• Foutrapportage (Sentry): registreert technische fouten in de webapplicatie (foutmelding, browser en besturingssysteem, bezochte pagina) zodat we die kunnen oplossen. Je IP-adres wordt niet opgeslagen.

De rechtsgrond voor deze diensten is ons gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG) om het platform veilig, stabiel en bruikbaar te houden. Beide leveranciers treden op als verwerker en zijn gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework. We maken geen gebruik van tracking- of advertentiecookies. Mochten we in de toekomst diensten toevoegen die wel toestemming vereisen, dan vragen we die vooraf via een duidelijke keuze op het platform.

10. Minderjarigen

EquiManage is niet gericht op kinderen jonger dan 16 jaar. Indien een stalbeheerder gegevens van minderjarige leden invoert, draagt de stalbeheerder als verwerkingsverantwoordelijke de verantwoordelijkheid voor het bekomen van de vereiste toestemming van ouder of voogd.

11. Wijzigingen aan dit beleid

We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen. Bij wezenlijke wijzigingen informeren we je via e-mail of via een melding op het platform. De datum bovenaan dit document geeft aan wanneer het beleid voor het laatst werd bijgewerkt. Voortgezet gebruik van het platform na kennisgeving van een wijziging geldt als aanvaarding.

12. Contact

Heb je vragen, opmerkingen of wil je een van jouw rechten uitoefenen? Neem dan contact met ons op: